Digitalisation de la fonction Achats : « Invoice automation »

Véritable levier de l’amélioration de la performance de l’entreprise, la fonction Achats doit aujourd’hui faire face aux enjeux numériques pour conserver un rôle stratégique au sein des organisations.
Découvrez comment Axys Consultants a accompagné la digitalisation de la fonction Achats d’un leader mondial du secteur aéronautique.

Mener l’automatisation des processus de facturation d’un grand groupe : la digitalisation au service de la performance

Découvrez comment Axys Consultants a accompagné la digitalisation de la fonction Achats d’un leader mondial du secteur aéronautique.

Constat : la difficulté d’orchestrer un changement rapide et à grande échelle des processus de facturation

Un grand groupe souhaitait mettre en place un CSP fournisseurs (Centre de Services Partagés) pour l’ensemble de ses filiales, dans le but de mutualiser la gestion des factures tout en diminuant les coûts. L’invoice automation (l’automatisation des processus de gestion des factures) devait ainsi remplir différentes missions : booster la performance de la fonction achat, harmoniser les procédures au sein du groupe, gérer l’éloignement des acteurs.

Embarquer 11 filiales, fluidifier la communication entre équipes projets et utilisateurs, travailler en mode collaboratif avec les sous-traitants, surmonter les blocages inhérents à la conduite d’un tel changement : autant de challenges qui ont poussé le client à faire appel à Axys Consultants, fort de son expertise en accompagnement des directions Achat, pour mener à bien la mise en place du CSP et le déploiement de l’invoice automation.

Hacking : un tempo rapide, une approche transverse

L’approche Performance Hacking d’Axys Consultants : déploiement rapide, preuve par l’exemple, transversalité.

Premier step pour les équipes Achat d’Axys Consultants : factualiser le surcoût lié à l’absence d’outil de dématérialisation des factures pour mettre en lumière la nécessité d’agir. Puis, pendant le déploiement de la solution avec les différentes entités, Axys Consultants s’est s’appuyé sur des benchmarks et des best practices de certaines filiales pour les diffuser aux autres, et ainsi aligner au fur et à mesure la mise en place de la solution sans compromettre les délais. Une fois la première version mise en ligne et la phase de stabilisation établie, Axys Consultants a continué à accompagner les filiales dans la montée en puissance de la solution et le déploiement d’un portefeuille d’évolutions permettant de répondre aux nouveaux besoins exprimés.

Pour mener à bien ce projet, les équipes Axys Consultants se sont appuyées sur leur expertise des directions Achats des grands groupes, pour proposer une méthodologie fondée sur une approche transverse, centrée sur la mesure de la performance. Ainsi, plusieurs éléments ont été agencés pour garantir les délais et engager les équipes : points de rencontre avec les opérationnels du CSP pour constater les besoins et dysfonctionnements, revues régulières des plans d’action avec les responsables de comptes du CSP, plans de management visuel sur la performance des processus de dématérialisation de chaque pôle opérationnel du CSP, mise en place des revues bimestrielles avec le tiers numérisateur basées sur un reporting qualitatif. Autant d’éléments qui ont permis la tenue des délais et le déploiement d’une solution conforme aux besoins du client.

Impact : une relation fournisseur optimisée

À l’arrivée, les équipes Achat d’Axys Consultants sont parvenues à embarquer 11 filiales en 30 mois et à mettre en place avec succès le CSP et l’invoice automation. Déjà 20 % des factures sont aujourd’hui automatisées, correspondant à une quarantaine d’ETP annuels économisés. Ces économies substantielles sont directement redistribuées aux filiales et contribuent à la performance financière du groupe. Enfin, les filiales ont reconnu la valeur de l’approche déployée, ce qui participe du renforcement du rôle de fournisseur de services du groupe auprès de ces dernières.