12 recommandations pour déployer une solution Source-To-Pay | #7 Une des clés de la réussite : la bonne gestion des données !
En amont du lancement d’un projet S2P, il est nécessaire de prendre en compte que le sujet des données et son bon traitement sont cruciaux dans la bonne utilisation & le bon fonctionnement de la solution mise en place. Bien souvent nos clients ne se focalisent pas suffisamment sur le chantier des données et ne le considèrent pas comme un des piliers majeurs du succès de l’implémentation de leur projet S2P. Nos expériences et nos retours clientes montrent effectivement que la bonne gestion des données est un facteur clef de succès d’un projet S2P.
De notre point de vue, il existe au moins 3 sujets principaux liés à la gestion des données :
- Définir la stratégie de migration des données,
- Sécuriser la disponibilité des données,
- Garantir la qualité des données afin d’éviter le phénomène nommé par les anglosaxons Garbage In, Garbage Out.
Les données sont un élément clefs du projet pour chacune de ses phases : par exemple, pour les tests d’intégration ou la recette dans la mesure où leur contextualisation permet une meilleure adoption de la solution en cours de tests par les key user. En revanche leur qualité est encore plus prégnante pour la phase de migration préalable au go live.
1. Définir la stratégie de migration des données
La définition de la stratégie de migration est au moins aussi importante que définir la couverture fonctionnelle de la solution S2P. L’élaboration de cette stratégie impacte fortement la gestion de la migration au travers de la charge de travail associée et de la planification des tâches. Les principaux points à prendre en compte sont :
- Définir quelles typologies de données doivent être prises en compte : les données référentiels, les données transactionnelles, les données d’historiques, etc,
- Définir le planning en tenant compte à chaque étape de construction de la solution du process de migration des données,
- Définir le RACI des taches à réaliser : qui va Réalisateur (R), être Responsable- Valideur (A), Contributeur (C), être Informé (I).
2. Sécuriser la disponibilité des données
À la suite de la définition de la stratégie de migration des données, il est fortement recommandé de sécuriser la bonne disponibilité des données pas tant sur le fait qu’elles existent mais sur le fait qu’elles sont accessibles. En effet les données sont fréquemment disponibles au travers de plusieurs systèmes d’information différents au sein de l’entreprise.
Toutefois il est impératif de prendre en compte la capacité de la DSI à extraire en masse et de façon industrialisée les données au format défini. Cela requiert de la charge de développement de la part de la DSI et en général des coûts additionnels et non prévus. Ces tâches non planifiées peuvent impacter le planning global du projet de mise en œuvre de la solution S2P et amener des dérives.
