Anticiper et réussir le changement de votre outil de consolidation : une réflexion stratégique sur le long terme
Anticiper et réussir le changement de votre outil de consolidation : une réflexion stratégique sur le long terme
La consolidation est une étape essentielle pour toute organisation cherchant à garantir la transparence, la fiabilité de ses informations financières et à faciliter le développement de ses entités.
Aujourd’hui et encore plus demain, les solutions qui soutiennent cette fonction clé doivent évoluer pour répondre à différents enjeux : des exigences réglementaires, aux attentes croissantes en matière d’analyse et de performance, en passant par la prise en compte des avancées technologiques.
Tout changement d’outil de consolidation s’envisage par une étape amont prépondérante d’évaluation de la complexité de ce type de projet, tout en s’appuyant sur une stratégie long terme : dans une carrière, on n’a pas deux fois l’occasion de faire un projet d’outillage de la consolidation réussi !
Voici les étapes clés et les points d’attention pour vous guider dans cette transition stratégique.
Arnaud GREMINE, Associé neosight
Un projet engageant sur le long terme
Changer d’outil de consolidation s’inscrit dans un plan stratégique plus large, pouvant embarquer des périmètres connexes, d’autant plus dans une séquence où les données du réalisé, du budget et de la consolidation sont de plus en plus imbriquées.
Cela s’illustre également par le rapprochement des Directions de la Consolidation, avec celle du Contrôle de gestion au sein de la Direction Financière, dans une optique de construction d’une task force du pilotage de la performance.
Ce type de projet engage des ressources importantes, mobilise plusieurs entités et fonctions et impacte les processus financiers de l’entreprise sur de nombreuses années.
Ces projets sont fortement impactés par :
- Une préparation technique, fonctionnelle et organisationnelle à mettre sous contrôle : l’exemple illustrant le mieux un de ces enjeux majeurs est la migration des données et l’intégration aux sein du système cible, nécessitent une planification rigoureuse pour éviter toutes ruptures du processus ou erreurs critiques.
- Une adoption par les équipes à ne pas négliger : la courbe d’apprentissage et le change management associé sont plus importants que sur d’autres projets autour du SI Finance car ils doivent prendre en compte le poids d’un historique significatif et des habitudes de travail ancrées dans la durée. Sans compter les nombreux réflexes qui ont pu impacter les processus au fil de l’eau.
- Une stratégique globale : avec laquelle le nouvel outil devra être aligné en terme d’objectifs pour l’entreprise, y compris ses ambitions de croissance, de transformation digitale et de conformité réglementaire future.
Un choix raisonné et éclairé
Le marché des solutions de consolidation est en pleine évolution, offrant de nouvelles fonctionnalités et apports de valeurs, mais qu’il est préférable de bien évaluer à travers plusieurs critères :
- Adaptabilité et évolutivité : L’outil peut-il s’adapter à votre structure organisationnelle actuelle et future ?
- Simplicité d’utilisation : A l’instar d’autres solutions EPM / Finance, l’expérience utilisateur est au centre des préoccupations, et cela est accentué par la nature des outils de consolidation qui doivent fournir une information fiable et validée
- Conformité et sécurité : La solution répond-elle aux dernières normes réglementaires et garantit-elle la sécurité de vos données ?
- Coût total de possession : Les solutions cloud avec leur service managé facilitent cette estimation, mais il ne faut pas négliger les coûts d’implémentation, de formation, et la prise en compte d’évolutions futures, tant sur les périmètres intégrés que sur les changements d’organisation
Fort de ces constats, il est urgent de ne pas prendre de décision précipitée afin d’éviter le piège principal que constitue un choix basé uniquement sur des arguments commerciaux associés à une vision court-termiste pouvant entraîner des surcoûts importants a posteriori ou des limitations fonctionnelles.
S’appuyer sur une phase de cadrage amont de qualité
La réussite d’un projet de changement d’outil de consolidation passe nécessairement une phase de cadrage dense. Cette étape permet de poser les bases solides et de sécuriser les étapes ultérieures du projet.
Le cadrage aura pour objectifs de :
- Identifier les processus critiques, leur évaluation et leur séquencement
- Recenser les fonctionnalités attendues, s’appuyant sur le standard ou non, indépendamment des contraintes solutions dans un premier temps
- Évaluer les contraintes inhérentes à ce type de projet en mettant l’accent sur la disponibilité des ressources, qui sont rares à la fois en interne et en externe
- Définir un planning à la hauteur de son organisation et valider les entités / éléments prioritaires, afin d’assurer un plan projet et un déploiement en ligne avec les enjeux
- Impliquer les parties prenantes le plus tôt possible, avec une proximité étroite entre les équipes financières, l’IT et les décideurs
Engager une réflexion en profondeur pour sécuriser l’avenir
Changer d’outil de consolidation est une démarche stratégique qui exige anticipation, rigueur et vision à long terme.
En consacrant le temps indispensable, et souvent minoré, à une phase de cadrage de qualité, vous maximisez vos chances d’un projet réussi qui embarquera l’ensemble de votre organisation pour a minima les 10 prochaines années.
L’autre dimension à prendre en compte est l’évolutivité de la solution, qui permettra de renforcer « le temps long » et de s’assurer de disposer d’une solution toujours au fait du marché, des processus métiers et des avancées technologiques