La démarche paperless VBRGU

Vers un travail plus efficace et éco-responsable grâce à une démarche paperless 

Le paperless s’impose désormais dans tous les secteurs d’activité, transformant le fonctionnement des entreprises. Face aux nouveaux modes de travail hybrides et aux exigences croissantes en matière de RSE, la digitalisation des processus et le remplacement des documents physiques par des fichiers numériques et la réduction de l’utilisation du papier sont désormais indispensables. En adoptant une approche « less is better », les entreprises trouvent une efficacité renforcée et une réduction de leur empreinte écologique. 

Mettre en place une stratégie paperless, c’est anticiper les besoins métier, optimiser la gestion des données et réduire l’impact environnemental. Un vrai levier de performance durable.  

Stratégie paperless qu’est-ce que cela implique ? 

La stratégie paperless regroupe l’ensemble des initiatives qui visent le « 0 papier », et va bien au-delà de la simple réduction ou la suppression de l’usage du papier. Elle implique une refonte complète des processus de travail et une organisation  plus agile pour revoir en profondeur la manière de fonctionner et de gérer ses ressources.  

Savez-vous combien de papier votre entreprise consomme ? Ces chiffres vont vous surprendre ! 

La consommation de papier reste encore très élevée dans les entreprises, malgré les enjeux écologiques : 

• 45 % des documents imprimés sont jetés le jour même, souvent en raison d’erreurs ou d’impressions inutiles, révélant un gaspillage massif.  ¹ 

• En termes environnementaux, produire une tonne de papier nécessite 17 arbres, 26 500 litres d’eau et génère 2,5 tonnes de CO₂. ² 

• Sur le plan financier, pour chaque euro dépensé en papier, il faut ajouter 9 € pour l’impression, le stockage, la gestion et l’élimination des documents papier. ³ 

Dans un cas client du secteur de l’ingénierie, l’entreprise imprimait jusqu’à 3 millions de pages par an, soit environ 5 900 ramettes, assez pour rivaliser avec la hauteur de la Tour Eiffel ! Ce volume impressionnant illustre une tendance forte : de plus en plus d’entreprises cherchent à réduire leur impact environnemental en s’adaptant aux nouveaux modes de travail écoresponsables. 

Ces données montrent clairement l’importance de repenser les usages en entreprise à travers une démarche paperless.  

Les quatre piliers d’une démarche paperless  

Une stratégie paperless réussie repose sur 4 axes principaux : 

1. Mise en conformité réglementaire : s’assurer que la ‘transformation digitale repose sur le cadre légale et les règlementations.  Quelques exemples sont le RGPD pour la protection des données, la norme NF Z42-013 pour l’archivage sécurisé, et eIDAS pour la validité des signatures électroniques. C’est aussi le cas de la facturation électronique avec la réforme de l’e-invoicing. Cette obligation légale s’intègre parfaitement dans une stratégie paperless en simplifiant les processus, en améliorant la traçabilité et en réduisant l’usage du papier dans les échanges commerciaux et les processus des entreprises. 

2. Transformation des méthodes de travail : intégrer des pratiques plus digitales, comme la gestion électronique des documents (GED) pour améliorer la collaboration et la productivité. 

3. Adoption d’outils technologiques : mettre en place des solutions telles que la signature électronique, des plateformes collaboratives, ou bien d’un système de gestion de la relation client (CRM), permettant de fluidifier et d’optimiser les process et les échanges, tout en réduisant l’usage du papier. 

4. Optimisation de l’archivage : réduire le stockage physique en numérisant les documents essentiels et en rationalisant les processus d’archivage. 

Accompagnement des collaborateurs : la clé de la réussite 

La transformation digitale impacte profondément les méthodes de travail. Pour réussir un projet visant le zéro papier, l’accompagnement des collaborateurs est primordial. Deux actions sont essentielles pour mener ce changement : 

• Impliquer le top management : un engagement fort des dirigeants est nécessaire pour impulser la transformation à tous les niveaux de l’organisation. 

• Co-construire avec les équipes : l’organisation d’ateliers de travail permet d’adapter les nouvelles pratiques aux besoins spécifiques des collaborateurs et des métiers, garantissant ainsi une transition progressive et réussie. 

« Positionner les initiatives paperless comme projet d’entreprise permet d’une part de soutenir activement la stratégie RSE de l’entreprise et d’autre part d’en maximiser la performance. Dans ce cadre, l’engagement des collaborateurs est le principal facteur clé de succès. »  

– Delphine Bourgeot, Associée Axys 

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Par : Brenda GUERRERO et Charlotte PENA VERRIER 

Sources :  

¹ Environmental Paper Network, estimations de la gestion du papier en entreprise 

² WWF, statistiques sur la déforestation et la consommation de ressources pour la production de papier 

³ Estimations financières de la gestion du papier en entreprise, d’après Unsustainable Magazine