Performance Achats : la RPA au service de la relation fournisseur – acheteur

Le cas des Remises de Fin d’Année

Fin juin 2021, le Category Manager d’un de nos clients, nous sollicite pour connaître le montant de notre chiffre d’affaires réalisé avec lui sur l’année 2020. Cela nous semblait étonnant qu’il ne puisse pas trouver le montant par ses propres moyens…

Nous avons donc effectué la recherche de notre côté…

Dans le même temps, le Category Manager revient vers nous pour nous annoncer un montant de chiffre d’affaires et nous affirme que nous ne leur devons pas de remise de fin d’année (RFA).

[Les RFA correspondent à des remises accordées par les fournisseurs à leurs clients en fonction de l’atteinte d’un volume de dépenses sur une période. Le contrat liant les deux parties contient une clause RFA et décrit leurs critères de déclenchement ainsi que leur méthode de calcul]

« Super pas de cash à sortir avec ce compte ! » Mais cela nous a paru étrange au regard de l’activité importante de l’année passée avec ce client.

Pour éviter toute surprise, nous faisons tout de même une vérification auprès de notre comptabilité. Ce qui devait arriver arriva. Le montant communiqué par notre client était erroné et ne couvrait pas l’intégralité de l’activité de 2020. Nous devions bien de l’argent à notre client, quelques milliers d’euros…

Que faire ? Faire comme si de rien n’était et espérer ne pas se faire rattraper par la patrouille ou jouer la carte de l’honnêteté quitte à perdre un peu de chiffre d’affaires. Nous avons été fairplay et avons contacté notre client.

Après quelques échanges d’e-mails, nous voilà alignés sur le chiffre d’affaires et sur le montant RFA associé. Le Category Manager m’annonce que nous recevrons un courrier recommandé par voie postale pour une demande d’avoir. « Allo ! Vous connaissez le digital ? Le zéro papier, ça vous parle ? », c’est ce que nous aurions aimé lui répondre.

Nous avons fait mieux : nous lui avons proposé de robotiser tout le processus de gestion des RFA.

Un processus essentiel mais chronophage, pénible et inefficient pour le client et le fournisseur

Chez ce client, le processus de récupération des RFA commence à la fin du premier trimestre de l’exercice fiscal et peut s’étendre jusqu’à la fin de l’année en fonction de la difficulté à récupérer les données et à se mettre d’accord avec le fournisseur.

1- Chaque acheteur débute par analyser ses contrats pour identifier ceux qui sont éligibles aux remises de fin d’année.

2- L’acheteur contacte ses fournisseurs pour leur demander le montant dépensé avec eux l’année passée, ainsi que le montant des RFA dues.

3- Il extrait ou demande les extractions des données internes dont il dispose pour pouvoir calculer les RFA et les comparer avec les données transmises par le fournisseur : travail d’analyse fastidieux avec les données des différents SI achats et finance.

4- L’acheteur tente de se mettre d’accord avec le fournisseur sur le montant de RFA qui doit être reversé, avant de saisir une demande d’avoir, puis une réception dans le SI achats. Cette étape altère les négociations et tend la relation avec le fournisseur

5- L’acheteur relance les fournisseurs qui ne répondent pas ou enclenche des procédures de recouvrement

Lors des ateliers avec notre client nous avons compris qu’un robot pourrait traiter la quasi-totalité des étapes identifiées ci-dessus d’autant plus que la problématique répondait aux critères d’éligibilité à la robotisation (voir matrice d’éligibilité RPA ci-dessous).

Des gains de performance apportés par la robotisation du processus

Une démarche projet RPA adaptée au besoin client

Pour livrer notre diagnostic et effectuer cette étude d’opportunité, nous avons organisé plusieurs ateliers de travail sur 2 mois avec notre client qui nous ont permis de :

Formaliser le processus existant (processus entièrement manuel),
Définir le processus robotisé cible,
Valider l’intérêt de robotisation étape par étape : d’un point de vue purement technique et également d’un point de vue fonctionnel pour laisser aux acheteurs des étapes de contrôle,
Valider les prérequis techniques et formaliser les livrables,
Identifier des leviers d’optimisation complémentaires : suppression du courrier recommandé et de la signature papier, mise en place d’un workflow dans le SI achats

Au travers de ces sessions de travail, nous avons pu définir un processus robotisé simple et rapide à concevoir, avec un ROI dès la 2^ème année.

La RPA, créatrice de valeur et de performance pour nos clients

Pour aller plus loin dans le cas d’usage décrit, pourquoi ne pas imaginer un robot suggérant en temps réel à l’approvisionneur d’utiliser tel contrat plutôt que tel autre pour déclencher une RFA ? Ou encore un robot projetant les dépenses et les RFA prévisionnelles pour l’année en cours, sur la base des dépenses à date, des dépenses des années précédentes…

Le développement de l’intelligence artificielle (IA) en entreprise et dans les directions achats n’en est qu’à ses balbutiements mais révèle déjà beaucoup d’opportunités. Avec une IA plus développée et des niveaux d’automatisation plus avancés, les projets RPA pourront tenir une promesse encore plus forte en termes d’analyse et de valeur apportées.

Cette problématique vécue avec notre client nous a permis d’identifier ce cas d’usage spécifique des RFA. Il en existe une multitude d’autres en fonction de la maturité de chaque organisation Achats, nous vous aidons à les faire émerger.

Nous accompagnons nos clients dans toutes les phase d’un projet RPA, qu’il s’agisse d’aider les organisation Achats à identifier les cas d’usage, à en étudier l’opportunité de robotisation ou à les mettre en œuvre.

Pour booster la performance de vos processus Achats, pour améliorer le quotidien de vos collaborateurs, n’attendez plus et lancez-vous (ou lançons-nous ensemble) dans votre projet de robotisation  !

Nabil Cherouana, BU Achats – Axys Consultants

Simon Texier, BU Achats – Axys Consultants